Privacy statement Camace

Camace acht het van groot belang dat op een veilige en verantwoorde wijze omgegaan wordt met uw persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet toe op naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In de AVG is vastgelegd hoe organisaties met persoonsgegevens om dienen te gaan. Middels deze privacyverklaring informeren wij u over onze uitgangspunten en de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan.

Vanzelfsprekend kunt u bij vragen altijd contact met ons opnemen.

 

Gegevens Camace B.V.

Camace is een adviesorganisatie op het terrein van de sociale zekerheid. Ons kantoor is gevestigd in Veenendaal, wij zijn bereikbaar onder telefoonnummer 0318-508202 en via email: privacy@camace.nl Meer informatie kunt u vinden op onze website www.camace.nl

 

Doelduiding van gegevensvastlegging

Persoonsgegevens betreffen informatie over een te identificeren persoon, denk hierbij aan naam, geboortedatum, telefoonnummer, BSN nummer, etc. Dit zijn dus gegevens die over een persoon gaan of tot een persoon te herleiden zijn.

Camace gebruikt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Werkzaamheden in het kader van verzuimbegeleiding, arbo advisering en preventie. Het gaat hierbij onder andere over ondersteuning van werknemer en werkgever bij de uitvoering van wettelijke taken in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter en de Arbowet. Deze werkzaamheden betreffen onder meer:

  • Het uitvoeren en toetsen van de Risico Inventarisatie en Evaluatie
  • Het aanbieden van Preventief Medisch Onderzoek
  • Het melden en registreren van beroepsziekten
  • Registratie van verzuimgegevens
  • Het adviseren inzake re-integratie

Werkzaamheden in het kader van WIA management, het gaat hierbij om de ondersteuning van werknemers, werkgevers en verzekeraars bij de begeleiding van WIA gerechtigden. Persoonsgegevens worden gebruikt bij het beoordelen van arbeidsongeschiktheid, het adviseren inzake re-integratie en het aanvragen van herbeoordelingen bij het UWV. Deze werkzaamheden betreffen onder andere:

  • Het beoordelen van de belastbaarheid
  • Het opstellen van een verzoek tot herbeoordeling
  • Het uitvoeren van Bezwaar & Beroep

 

Welke persoonsgegevens verzamelen wij

De persoonsgegevens welke wij in het kader van de doelduidingen verzamelen zijn vastgelegd in het register van verwerkingsactiviteiten.

Wij verzamelen persoonsgegevens via onze opdrachtgevers en/of uzelf. Wij onderscheiden hierbij de volgende groepen van gegevens:

  • Personalia: naam, adres, woonplaats, geboortedatum, emailadres en telefoonnummer
  • Contactgegevens: gegevens uit uw contacten met Camace, de accountmanager, de klachtenfunctionaris, overleg met de back- en frontoffice
  • Gezondheidsgegevens: eerste ziektedag, medische gegevens, gegevens inzake WIA uitkeringen

Deze gegevens ontvangen wij van onze opdrachtgevers, van u of met uw toestemming van derde partijen of als dit in overeenstemming is met de wet.

Het kan zo zijn dat u gegevens van anderen met ons deelt, bijvoorbeeld de gegevens van uw behandelaar of vertrouwenspersoon. Wij maken u er opmerkzaam op dat de verstrekking van deze gegevens onder uw eigen verantwoordelijkheid valt.

Persoonsgegevens die wij van derden ontvangen kunnen betrekking hebben op gegevens van behandelaren, het UWV of van uw vorige bedrijfsarts.

 

Aan wie verstekken wij persoonsgegevens

Wij verstrekken persoonsgegevens aan onze opdrachtgevers voor zover dit noodzakelijk is om de door de opdrachtgevers opgedragen taken uit te voeren.

Wij verstekken persoonsgegevens tevens voor de uitvoering van de met onze opdrachtgevers afgesloten overeenkomsten, administratie en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Tevens verstrekken wij gegevens, waaronder gezondheid gegevens, aan het UWV. Dit in relatie tot de doelduiding met betrekking tot verzuim, re-integratie en WIA management.

 

Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens conform de wettelijke bewaartermijnen en conform de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Op het moment dat een bewaartermijn verstrijkt zullen uw persoonsgegevens verwijderd worden. De meest relevante bewaartermijnen zijn de volgende:

  • Uw medisch dossier wordt 15 jaar na beëindiging van het dienstverband bewaard
  • Voor de standaard verzuimgegevens hanteren wij conform de richtlijn van de AP een bewaartermijn van 2 jaar
  • Voor het re-integratiedossier hanteren wij conform de richtlijn van de AP een bewaartermijn van 2 jaar
  • Indien sprake is van een eigen risicodragerschap voor de ziektewet hanteren wij een bewaartermijn van 10 jaar voor verzuim en re-integratiegegevens
  • Indien sprake is van een eigen risicodragerschap voor de WIA hanteren wij een bezwaartermijn van 10 jaar voor verzuim en re-integratiegegevens

 

Hoe beveiligen wij uw gegevens

Medische gegevens worden strikt gescheiden van het persoonsdossier en zijn alleen toegankelijk voor (bedrijfs)artsen en de medewerkers welke onder taakdelegatie van de (bedrijfs)artsen werken. Onze casemanagers en onze administratieve medewerkers hebben enkel toegang tot het persoonsdossier en niet tot het medisch dossier.

Uw persoonsgegevens worden opgeslagen op beveiligde servers van een derde partij. Camace B.V. heeft met deze partijen een bewerkersovereenkomst afgesloten waarin afspraken gemaakt zijn over passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.

Tevens werken (bedrijfs)artsen bij een aantal klanten in het systeem van de klant. Het systeem bij de opdrachtgever is zo ingeregeld dat de opdrachtgever geen toegang heeft tot de medische gegevens.

Met de opdrachtgevers zijn afspraken gemaakt inzake kwaliteitsnormen voor informatiebeveiliging en het voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving.

 

Hoe versturen wij medische gegevens

Medische rapportages worden mogelijk per email verzonden, echter alleen in het geval wanneer de betrokkene een persoonlijk emailadres heeft doorgegeven. Via een beveiligde methode vindt verzending per email plaats, betrokkene ontvangt hierbij twee mails, één met een wachtwoord en één met een bijlage. Wanneer geen persoonlijk emailadres bekend is bij Camace wordt de rapportage per post verzonden.

Over welke rapportages gaat het hier?

Inzake de doelduiding met betrekking tot verzuimbegeleiding en re-integratie gaat het om de benodigde rapportages welke aan het UWV verstrekt dienen te worden. Het kan ook gaan om verzoeken voor medische informatie gericht aan uw behandelaar. Tevens kunnen medische gegevens gerapporteerd worden in geval van een verwijzing naar een behandelaar.

Inzake de doelduiding met betrekking tot WIA management gaat het om rapportages gericht aan het UWV.

 

Wat zijn uw rechten inzake het beheer van uw persoonsgegevens

Vanzelfsprekend kunt u ons altijd vragen welke persoonsgegevens bij ons bekend zijn. U heeft het recht deze gegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Verwijderen van gegevens is niet altijd mogelijk, alleen wanneer er geen wettelijke noodzaak meer is voor het bijhouden van uw gegevens kunnen deze verwijderd worden.

U kunt tevens uw recht uitoefenen inzake uw recht op beperking van persoonsgegevensverwerking, uw recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens en uw recht op bezwaar.

Wij reageren binnen een kalendermaand op uw verzoek tot uitoefening van uw rechten.

In principe verstrekken wij de gevraagde informatie kosteloos en werken wij kosteloos mee aan de uitoefening van uw rechten.

 

Wat als er iets mis gaat met uw persoonsgegevens

Wij proberen zorgvuldig en veilig met uw gegevens om te gaan. Echter er kan iets mis gaan. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het verkeerd adresseren van een brief of email of gegevens die verloren raken. In privacy termen spreken we dan van een datalek. Natuurlijk is het van belang dat we daar zo snel mogelijk over geïnformeerd worden. We kunnen dan passende maatregelen nemen. Als een datalek bij ons ontstaat dan informeren wij u en informeren wij ook de AP (Autoriteit Persoonsgegevens).

 

Wettelijk kader

Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt Camace B.V. zich onder andere aan de volgende wet- en regelgeving, richtlijnen en protocollen:

  • De AVG
  • Regeling Procesgang eerste en tweede ziektejaar
  • KNMG: Gegevensverkeer en samenwerking bij verzuim en re-integratie
  • KNMG: Omgang met medische gegevens
  • NVAB: Delegatie taken bedrijfsarts in kader van verzuimbegeleiding
  • NVAB: Samenwerking bedrijfsarts en casemanager

 

Cookies

Voor ons cookiebeleid verwijzen wij u naar het beleid als vermeld op onze website.

 

Contact opnemen met Camace

Voor vragen inzake de verwerking van uw persoonsgegevens, het uitoefenen van uw rechten en het melden van datalekken kunt u contact opnemen met privacy@camace.nl of kunt u bellen met ons kantoor in Veenendaal, telefoonnummer 0318-508202.

 

 

Veenendaal, 20-05-2018

 

R. Bakkenes, algemeen directeur